Web会議のマナーやルールは？参加する際の注意点や事前準備も徹底解説！

Web会議には、「静かな環境でおこなう」「時間に余裕を持って参加する」「服装に配慮する」などのマナーやルールがあります。

さらに、この他にも気をつけなければならない基本的なマナーがたくさんあるのをご存じでしょうか？

本記事では、Web会議のマナーやルール、参加する際の注意点や事前準備などを詳しくご紹介するので、今後Web会議に参加する機会のある方は、ぜひ最後までご覧ください。

Web会議にもマナーやルールがある？

対面での会議に出席するときと同様に、Web会議に参加する際にも、守らなければならないマナーやルールがあります。

ここでは、Web会議で気をつけたいマナー、ルールを以下の分野に分けて詳しくご紹介します。

• 基本のマナーとルール
• 映像マナーとルール
• 音声マナーとルール

マナーやルールを守れば会議がスムーズに進行し、参加者同士も気持ちよくやりとりができます。

映像や音声など、Web会議ならではのマナーやルールもあるため、この機会にしっかりと理解してから参加しましょう。

Web会議で気をつけたい基本のマナーとルール

はじめに、Web会議で気をつけたい基本のマナーとルールを6つご紹介します。

• 通信環境を整える
• 雑音の気にならない静かな部屋でおこなう
• 服装などの身だしなみを整える
• 時間に余裕を持って入室する
• 事前に案内や確認の連絡をする
• プライバシーに配慮する

対面会議とWeb会議では気をつけなければならないポイントが異なりますが、どれも基本的なものばかりなのでぜひ意識してみてください。

通信環境を整える

通信回線は安定しているか、Wi-Fiを利用する際は速度が遅すぎないかなど、通信環境を整えましょう。

通信がうまくいかなければ、会議自体が進行しません。

また、Web会議のトラブルに多いのが、カメラやマイク、スピーカーなどの通信機器の不具合による会議の中断です。

事前にこれらの通信機器の接続に問題がないか確認し、トラブルを防ぐのも大切です。

雑音の気にならない静かな部屋でおこなう

Web会議の際に、周りの声や物音が気になり集中できない人は多いです。

また、同じスペースでWeb会議をしている人の会話が耳に入り、仕事がはかどらない人も少なくありません。

ですので、Web会議はできるだけ雑音の気にならない静かな部屋でおこないましょう。

人や物音が少ない部屋やスペースに移動してみてください。

近年では、Web会議用の個室ブースやコワーキングスペースも増えているので、こちらを利用するのもおすすめです。

服装などの身だしなみを整える

「家でおこなうWeb会議だし服装は適当でいいか」と、パジャマや部屋着でWeb会議に参加する人もいるようですが、ビジネス関係の会議ならば、このようなパジャマや普段着での参加はふさわしくありません。

身だしなみが整っていない状態で相手と会議をするのは、Web上であってもマナーがなっておらず、相手に与える印象も悪くなります。

基本的に、会社に出勤しても問題のないビジネスカジュアルの服装を意識しましょう。

服装だけでなく、髪をセットする、髭を剃るなど身だしなみを整えるのも大切です。

メイクは画面越しだと鮮明に伝わりませんが、チークやカラーリップを塗るだけで顔の血色がよくなり明るく映るのでおすすめです。

時間に余裕を持って入室する

開始時間寸前の入室は準備もバタバタしてしまうので、Web会議に参加する際は、時間に余裕を持って入室することが大切です。

Web会議だからと時間ギリギリに入室したものの、通信接続や通信機器に不具合が生じ、結局遅刻してしまうケースも少なくありません。

ゆとりを持って入室すれば、会議の内容や資料を確認するなど、準備が整った状態でスムーズに参加できます。

事前にZoomなどのWeb会議ツールに入室できるのかも確認しておきましょう。

事前に案内や確認の連絡をする

Web会議に参加する際は、事前に案内や確認の連絡をしましょう。

ご自身が主催者側の場合、1度案内の連絡を入れていても当日に予定を忘れてしまう人もいるかもしれません。

前日を目処に会議の内容や時間を再度リマインドすれば、うっかり忘れてしまっていた人にも再認識してもらうことができます。

参加者の場合は、前日に「明日はよろしくお願いいたします」などと一言確認の意味も兼ねて連絡すると、主催者も安心して当日を迎えられます。

プライバシーに配慮する

Web会議は、会社以外の場所で参加する人が多く、その人のプライベートが映し出される可能性もあります。

たとえば、相手が自宅から会議に参加していた場合、映り込んだ家具や家族に関して言及するのはNGです。

友人とおこなうWeb会話とはまったく違うので、ビジネスシーンの場合は相手のプライバシーに配慮しましょう。

自身も、プライベート感を出しすぎないように場所を考慮する、背景を変えるなど工夫するとよいでしょう。

Web会議で気をつけたい映像マナーとルール

対面会議とは異なり、Web会議で特に気をつけたい映像のマナーとルールは、以下の4つです。

• カメラはONにする
• 会社名・部署・氏名を相手にわかりやすいように設定する
• 背景や照明に注意する
• 目線に気を使う

すぐに配慮できる項目ばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

カメラはONにする

Web会議に参加する人のなかには、パソコンのカメラをOFFにして自分の姿を相手に見せず、声だけで参加する人もいますが、Web会議の際はカメラをONにしましょう。

相手の表情が見えるのと見えないのでは、感情や考えの伝わり方が大きく異なります。

恥ずかしい、面倒臭いという理由でカメラをOFFにせず、ONにした状態で直接互いの顔を見て話し合うことが大切です。

会社名・部署・氏名を相手にわかりやすいように設定する

Web会議の画面に表示する会社名・部署・氏名などはわかりやすいように設定しましょう。

特に、名前には本名を設定するのが一般的なマナーです。

ニックネームやイニシャルが表示されると、相手から誰なのか理解してもらえず、参加承認がもらえない可能性もあります。

参加する前に、今の表示設定で相手に自分の名前や所属先がしっかりと伝わるかどうか確認してみてください。

背景や照明に注意する

Web会議の際は、背景や照明にも注意が必要です。

背景には、洗濯物などの生活感のでるものや、見られたくないものが映り込まないように配慮します。

場所を移動する、カメラの角度を変更する、Web会議ツールなどに搭載されているバーチャル背景を使用するなどの方法があります。

照明に関しては、映像が暗いと自分の表情が相手の画面にしっかりと映らず、明るすぎても眩しくて見づらいです。

照明の角度で明るさを調節したり、カメラの向きを変えて逆光を防ぐなど、対処方法をとりましょう。

Web会議が始まる前に、一度自分の映像がどのように相手の画面に映るのか確認し調整しておくとスムーズです。

目線に気を使う

Web会議中はカメラを見て話すのを意識するなど、目線に気を使ってみてください。

ついパソコンの画面に映る相手の顔を見ながら話しがちになりますが、それでは相手の画面には常に下や横を向いているように映ってしまいます。

常にカメラを意識する必要はありませんが、時々カメラのレンズを見て対面で会話をするように心がけましょう。

Web会議で気をつけたい音声マナーとルール

映像と同様に、Web会議で気をつけたい音声のマナーとルールは以下の6つです。

• ゆっくり・はっきり・丁寧に話す
• 周囲の雑音に気をつける
• 発言するタイミングや間に注意する
• ミュートを正しく活用する
• 相槌はうなずきで表現する
• マイク付きイヤホンを使用する

こちらの点を意識するだけで相手への印象もよくなるので、ぜひ実践してみてください。

ゆっくり・はっきり・丁寧に話す

Web上での会話は、対面よりも音声が聞き取りづらかったり通信不良になる場合が多いため、普段の会話よりも丁寧に話してみてください。

発言する際は、ゆっくり・はっきり・丁寧に話すのを心がけてみましょう。

伝えたい内容が長い場合は、一文を簡潔にまとめて伝えるなどの工夫も必要になります。

万が一、相手がうまく聞き取れていないようであれば、内容が理解できたか確認してみるとよいでしょう。

周囲の雑音に気をつける

自分では気にならなくても、エアコンや車の通る音、タイピング音などの雑音はマイクに拾われやすいです。

Web会議中に余計な雑音が入ると、相手の話を遮ったり集中力が途切れたりと相手に迷惑をかけてしまいます。

周りに人がいたり物音がする環境でWeb会議をおこなう場合、イヤホンマイクをつけたり、発言しない間はマイクをミュートにするなどして周囲の雑音対策をとるとよいでしょう。

発言するタイミングや間に注意する

Web会議で難しいのは、発言するタイミングです。

通信速度によってタイムラグが生じるため、自分が発言しようとしたタイミングと同時に別の参加者が話し始めてしまう場合があります。

自分と同時に誰かが話し始めたら、いったん発言を止めて相手の話に耳を傾けてみてください。

相手の話が終わったあとに数秒待ち、次の発言者がいなかったら自分の意見を述べ始めましょう。

人数が多ければ多いほどWeb会議で発言するタイミングや間に注意するのは難しいですが、このようにマナーを守れば互いに気持ちよく参加できます。

ミュートを正しく活用する

Web会議中は、マイクのミュートを正しく活用するのが大切です。

なかには、会議中常にミュートをOFFにしている人もいるかもしれませんが、自分が発言しない際はミュートをONにすることで、発言者以外の音が相手に伝わることなく集中して参加できます。

タイピング音や咳払いなどの無意識に出してしまう音は相手に不快感を与えてしまうことがあるので、他の参加者に不快な思いをさせないためにもミュート機能を利用してみてください。

相槌はうなずきで表現する

Web会議では、自分の発言に対して他の参加者から相槌などのリアクションがないと、内容がちゃんと伝わっているのか不安になります。

声を出して相槌してしまうと相手の発言をかき消してしまう可能性もあるため、相槌はうなずきで表現してみてください。

少しの相槌では相手に伝わりづらいので、普段より大きい相槌を意識してみるとよいでしょう。

マイク付きイヤホンを使用する

パソコンにマイクやスピーカーがついている場合も多いですが、お互いの声をより正確に聞き取るためにはマイク付きイヤホンを使用するのがおすすめです。

また、マイク付きイヤホンの使用は、ハウリングというマイクが拾った音を再びスピーカーが拾って起きる現象を防ぐのにも役立ちます。

以下の関連記事では、Web会議に最適のイヤホンマイクをご紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

関連記事：【2024年最新】Web会議におすすめのイヤホンマイク14選！ワイヤレスと有線で最適な選び方を解説！

Web会議のために必要な事前準備

Web会議におけるマナーやルールについて理解できたと思いますので、次にWeb会議のために必要な事前準備をご紹介します。

• 会議の内容を把握しておく
• 必要な資料を準備する
• 接続テストを実施する
• カメラの角度や映り方をチェックする

どれも基本的なものなので、まだ準備できていないものがあれば確認してみてください。

会議の内容を把握しておく

Web会議の内容を把握しておくのは、とても重要なことです。

内容を何も知らない状態で会議に参加してしまうと、話についていけず自分の意見が言えないだけでなく、場合によってはチーム全体の生産性が下がり他の参加者にも迷惑がかかります。

対面会議同様、Web会議の場合でも事前に会議内容を理解するように努めましょう。

必要な資料を準備する

Web会議に参加する際、資料が必要な場合は事前に準備しておきましょう。

資料を用意して事前に目を通しておけば、自分の意見もまとめられ発言しやすくなります。

Web会議だからと準備を怠らず、対面会議同様に事前準備を整えておくのが大切です。

接続テストを実施する

Web会議に参加する前には、必ず接続テストを実施しましょう。

通信電波が悪かったりWi-Fiが弱かったりすると、会議中に画面が乱れたり、音声が聞こえずスムーズに会議が進行しなくなります。

会議が一時中断となれば他の参加者にも迷惑がかかるので、必ず接続状態が悪くないかの確認が大切です。

カメラの角度や映り方をチェックする

自分の表情を相手に伝えるためには、適切な角度や映り方が大切になります。

そのため、カメラの角度や映り方をチェックするのも、大切な準備のひとつです。

顔が遠すぎると相手に表情が伝わりにくく、反対に近すぎても威圧感を与えてしまうので、丁度よい距離に設置する必要があります。

また、顔の明るさでも相手に与える印象が変わるので、暗くて顔色が悪い、あるいは明るすぎて見えづらくならないように、カメラや照明の向きも調整しておきましょう。

Web会議でおすすめの外付けカメラは以下の関連記事でご紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

関連記事：Web会議でおすすめの外付けカメラ9選！目的に合った選び方でご紹介！

Web会議で入退室の際の挨拶や注意点は？

Web会議に入室する際は、「よろしくお願いいたします」「〇〇です」などと必ず一言挨拶を添えるようにしましょう。

無言で入室すると、入室したことが他の参加者に伝わらない場合もあります。

退出に関しては、対面会議のように上司が退出するのを待つ必要はありませんが、「それでは失礼します」「ありがとうございました」など、こちらでも一言添えて退出するとよいです。

挨拶なしの入退室は相手からの印象も悪くなってしまうので、必ず添えるようにしてください。

Web会議は何分前に入るべき？

Web会議に何分前に入室するのかは、人それぞれだと思います。

1〜2分前に入る人もいるかもしれませんが、余裕を持って5分前に入るのをおすすめします。

問題なくログインできるか、接続状況に問題はないか、カメラの映り方に問題はないかなどを事前に確認しておきましょう。

時間が余った場合、マイクをミュートしカメラをOFFにした状態でログインしておくと、他の作業時間にもあてられ、開始時間までの他の参加者との気まずい時間も避けられます。

Web面接の場合の注意点は？

Web面接をおこなう場合、以下のような注意点があります。

• 普段より声を大きくする
• 視線は画面越しの相手ではなくカメラレンズに向ける
• メモ用紙やペンを用意する
• 相槌や笑顔を普段より意識する

Web面接は対面面接よりも自分の意志や感情を相手に伝えづらいので、対面時よりも声量を上げたり相槌を大きくして相手にアピールする必要があります。

近年では障がい者雇用が注目されており、障がい者の法定雇用率も上がっているため、事業者には障がい者に配慮した面接方法も求められます。

関連記事では、聴覚障がい者の面接で企業ができる配慮を紹介しているので、障がい者とWeb面接をする機会のある方はこちらも参考にしてみてください。

関連記事：聴覚障害者の面接で企業ができる配慮は？必要な準備や質問内容もまとめて紹介！

Web会議をより円滑に進める4つのコツ

最後に、Web会議をより円滑に進める4つのコツをご紹介します。

• 画面共有をする
• ホワイトボード機能を活用する
• バーチャル名刺を用意しておく
• 自動文字起こし機能を活用する

Web会議に慣れていない方や議事録作成が苦手な方は、ぜひこれらの方法を意識してみてください。

画面共有をする

自分の画面を他者に共有する「画面共有」は、使用できるシーンも多く非常に便利です。

Web会議ツールにより、自分の画面共有以外にも特定のウィンドウやアプリケーションだけの共有も可能です。

ただし、画面共有した際にパスワードや個人ファイルなどの個人情報が映ってしまう可能性があるため、注意してください。

ホワイトボード機能を活用する

「ホワイトボード機能」は、Web会議ツールに搭載されているオンライン上のホワイトボードに、文字や図を書き込める機能です。

ホワイトボードは参加者と共有できるため、情報や意見がよりイメージしやすくなり、会議を円滑に進行できます。

Web会議ツールによっては、ホワイトボードに記載した内容をデータ保存できるので、議事録として活用もできます。

バーチャル名刺を用意しておく

Web会議では名刺交換をする機会がないため、「バーチャル名刺」を用意しておくとよいです。

バーチャル名刺とは、Web上で氏名や連絡先などの必要項目を入力するだけで、名刺を会議の背景にできるものです。

相手に自分の氏名や所属を何度も確認してもらう必要もなく、一目見ただけで認識できます。

バーチャル名刺を無料で作成できるツールもあるので、ぜひ利用してみてください。

自動文字起こし機能を活用する

「自動文字起こし機能」を活用するのも、ひとつの方法です。

自動文字起こしとは、発言者の音声をその場で自動的に文字化してくれるもので、議事録作成をする際にもあると非常に便利になります。

自動文字起こしツールは種類が多いため、機能や精度の高いものを選ぶとよいでしょう。

関連記事では、Web会議によく使用されるZoomの文字起こし機能について詳しくご紹介しています。

関連記事：Zoomの文字起こしは日本語でできる？機能や設定方法・注意点もわかりやすく解説！

Web会議で使用できる自動文字起こしツールのひとつとして、株式会社リコーでは、聴覚障がい者向けのコミュニケーションツール「Pekoe」を提供しています。

音声認識に誤りがあっても、気付いた人がその場ですぐに修正でき、正確な情報を受け取れます。

始め方もとても簡単ですので、興味のある方はぜひご利用ください。

まとめ

Web会議のマナーやルールを詳しくご紹介しました。

Web会議は対面会議とは違い、パソコンなどのデバイスを通しておこなうため、周りの環境や映り方などに配慮しなければなりません。

本記事でご紹介したマナーやルールを意識して、円滑に会議がおこなえるようにしましょう。

会議の事前準備や円滑に進行するコツもあるので、ツールや機器の使用も検討しながら準備を始めてみてください。