ファシリテーターとは？向いている人や役割・障がい者がいる場合のコツも徹底解説！

会議では、立場や意見が異なる人が参加することが一般的です。

ただ、さまざまな意見が出たため会議の方向性がずれてしまったり、内容がまとまらないという経験をした人も多いのではないでしょうか。

そんな会議を円滑に進めるための役割として、ファシリテーターが注目されています。

ファシリテーターを用意することで、参加者全員から意見を聞き出したり、結論を導くなど、会議を円滑に進めることが可能です。

この記事では、ファシリテーターの役割やコツ、注意点について解説します。

ファシリテーターとは

ファシリテーターとは、会議などで参加者に発言を促したり、意見をまとめたりすることで会議を円滑に進める人のことです。

ファシリテーターは会議の進行役だけでなく、意見が対立した場合に会議をうまくコントロールし、目的の達成を支援する役割もあります。

中立的な立場で会議の内容をまとめ、意見の対立を解消し、会議が停滞しないよう次のアクションを提示する役割があり、参加者からの信頼や客観的で論理的な考え方が求められます。

ファシリテーターと司会との違いは？

ファシリテーターと似た役割のものに「司会」がありますが、ファシリテーターと司会は厳密には異なります。

司会は、会議の進行役を担う人のことで、ファシリテーターのような会議の参加者に意見を促すなどの役割はありません。

司会の役割は、会議の開始や議題などをアナウンスし、時間を管理しながら会議を進行することです。

ファシリテーターは会議の進行を促し、意見をまとめる立場なので、会議を進行させる司会とは役割が異なります。

一般的に、ファシリテーターには司会よりも多くのスキルと役割が要求されます。

ファシリテーターの目的は？

会議でのファシリテーターの目的は、会議を円滑に進行することです。

そのために、会議の進行役として司会のような役割をしたり、会議の参加者の意見を聞いてわかりやすくまとめたり、参加者に会議の内容の理解を促したりします。

ファシリテーターは他の参加者とは異なり、会議中に自分の意見を述べることはありません。

会議の内容が議題から逸れないように調整したり、発言内容の偏りをなくすなど、中立的な立場が要求されます。

会議ではファシリテーターとは別に議長が置かれますが、議長は意見を述べたり最終決定を下すなどの役割があります。

ファシリテーターには、議長のような権限がないのが一般的です。

参加者や議長をサポートする、会議での調整役といえます。

ファシリテーターによって得られるメリット

会議にファシリテーターが参加することで、さまざまなメリットがあります。

ここでは、そのメリットについて、以下のポイントから解説します。

• 誰もが話しやすい雰囲気になる
• 新たな発想が生まれる
• ゴールが明確でまとまりやすくなる
• 合意形成がしやすくなる

それぞれ詳細に解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

誰もが話しやすい雰囲気になる

ファシリテーターは、会議の参加者全員から意見を聞き出そうと発言を促します。

そのため、参加者は意見が言いやすくなり、他の人の話に耳を傾けるようになります。

結果として、誰もが話しやすい雰囲気になる点がメリットです。

会議では特定の人ばかり意見を主張したり、反対意見が言い出しにくい雰囲気になることがありますが、会議としては誰もが意見を言いやすいほうが建設的です。

ファシリテーターが存在することで、多くの意見を聞き出せるようになるため、より有意義な会議にすることができます。

新たな発想が生まれやすくなる

ファシリテーターが会議の参加者からさまざまな意見を引き出すため、活発な意見交換が可能になります。

多くの異なる意見が出ることで、そこから新たな発想が生まれやすくなります。

特に新たなアイデアが必要となる会議では、ファシリテーターの存在は大きなメリットです。

会議によっては異なる意見が言い出しにくいケースがありますが、ファシリテーターが存在することでどんな意見でも主張しやすくなり、意見が分かれた場合でも調整してくれるため、より建設的な会議にすることができます。

ゴールが明確でまとまりやすくなる

会議が進行し、さまざまな意見が出ているうちに、ゴールがわからなくなることがあります。

会議にファシリテーターが存在すると、中立的な立場で会議の内容をまとめてくれるため、ゴールが明確になり、会議がまとまりやすくなります。

また、ファシリテーターは参加者の意見をまとめてくれるので、会議で多くの意見が出たために結論が出ないというケースが少なくなる点もメリットです。

会議がまとまらないと、再度会議をおこなう必要があるなど効率が悪くなります。

会議をより効率的に建設的におこないたい場合、ファシリテーターは重要な存在になります。

合意形成がしやすくなる

ファシリテーターには、参加者のさまざまな意見をまとめ、会議を最終的な目的に導く役割があります。

そのため、会議において合意形成がしやすくなる点もメリットです。

ファシリテーターが存在しないと、参加者の意見が偏ったり、意見がバラバラになってしまいまとまらないというケースが多くあります。

会議では合意形成が目的であるケースが多いため、ファシリテーターが存在することで会議を効率よく進行することができます。

ファシリテーターの仕事とは

ファシリテーターには、以下のようなさまざまな仕事が存在します。

• 目的を設定して共有する
• 参加者が意見を交わしやすい環境を作る
• 意見を取りまとめて整理する
• 全員が合意できる結論を導き出す

ここでは、それぞれについて詳細に解説します。

目的を設定して共有する

ファシリテーターの仕事としてまず挙げられるのが、会議の目的を設定して共有することです。

最初に会議の目的を明確にしておくことで、会議中に出た意見をまとめ、参加者が納得できる結論を導き出しやすくなります。

さらに、設定した目的を参加者と共有することで、参加者の意見の精度を上げることにもつながります。

会議の目的の設定と共有ができていないと、会議と関係のない意見が出たり、目的とは異なる流れになる場合があり、時間の無駄になる可能性があるため注意が必要です。

会議をスムーズに進行し、目的に導くためにも、ファシリテーターの存在は重要です。

参加者が意見を交わしやすい環境を作る

ファシリテーターは、会議で参加者が意見を交わしやすい環境を作ることも役割です。

そのため、事前に参加者と積極的にコミュニケーションをおこない、意見を出しやすくしておきます。

参加者が意見を活発に交わせるようにするためには、会議の場で心理的安全性が確保されている必要があります。

他の参加者の反応が気になったり、発言しにくい雰囲気ではなく、自然体で意見が出せる場を作ることが大切です。

そのため、ファシリテーターは参加者から信頼されている必要があり、積極的にコミュニケーションをとることが求められます。

意見を取りまとめて整理する

会議中に出た意見をまとめて整理することもファシリテーターの役割です。

参加者からは多くの意見やアイデアを引き出しながら、会議が目的から外れないように内容を整理していきます。

会議中には意見をこまめに整理しながら結論を出し、発生した課題について解決するために再度話し合いをする、という形で最終的な結論に導きます。

また、会議の内容が本来の目的から外れそうな場合は、内容を整理することで軌道修正が可能です。

意見の整理ができていないと、会議が目的から外れてしまうなどして結論が出せず、時間の無駄になることも考えられます。

そのため、会議が成功するかどうかにはファシリテーターのスキルが要求されます。

全員が合意できる結論を導き出す

ファシリテーターは、最終的に全員が合意できる結論を導き出す必要があります。

会議で出た意見を整理し内容を振り返り、最初に設定した目的と合っているかを確認し、参加者全員が合意できる結論を導き出します。

これは、会議中に意見をこまめに整理できていれば、自然と合意できる結論が出せるでしょう。

最終的な結論が出たら、参加者が次におこなうべき内容を明確にしておき、各参加者に認識してもらいます。

このように、ファシリテーターは参加者を会議に積極的に関わるように促し、全員が合意できる結論を出すことが役割です。

ファシリテーターに向いている人は？

ファシリテーターには多くの役割が求められ、必要となるスキルもあるため、向いている人のタイプがあります。

ここでは、どのような人がファシリテーターに向いているのかについて解説するので、人選の参考にしてみてください。

信頼されている人

ファシリテーターは、参加者が会議で意見を出しやすい環境を構築する必要があるため、信頼されている人であることが重要です。

ファシリテーターには、参加者全員とのコミュニケーションを積極的にとっていて、その場にいると安心感を与えるような人が適しています。

また、上司や先輩社員から信頼されていることが重要で、会議の方向性をコントロールした場合でも、参加者から反感を買わない人が最適です。

誰からも反感を買わずに会議の方向性がコントロールできれば、参加者も安心して意見を出すことができます。

堂々と振る舞える人

会議の内容によっては方向性を修正することが要求されます。

また、対立する意見を調整することも必要です。

そのため、ファシリテーターには、さまざまな参加者がいるなかでも堂々と振る舞える人が求められます。

堂々と振る舞えないと、会議の調整などがうまくいかず、ファシリテーターとしての役割が果たせなくなることも考えられます。

常に客観的立場でいられる人

ファシリテーターには、会議中に出た意見をまとめ、結論を導き出す役割があります。

そのため、ファシリテーターは常に客観的立場でいることが求められます。

発言者や意見の内容によって考え方が偏ってしまう人は、ファシリテーターには向いていません。

参加者にはさまざまな人が存在するため、それぞれへの個人的な好感度があるかもしれませんが、ファシリテーターはあくまで中立的な立場で意見を整理することが必要です。

相手をよく見てコミュニケーションが取れる人

ファシリテーターには、会議で参加者が意見を出しやすい環境の構築が求められるため、各参加者と積極的にコミュニケーションをとる必要があります。

そのため、ファシリテーターは相手をよく見てコミュニケーションをとれる人が適任です。

コミュニケーションがうまくとれていないと、会議で意見が出しやすい環境を作ることは困難です。

ファシリテーターには、誰とでもコミュニケーションがとれる人を選びましょう。

適切な共感や質問ができる人

会議をコントロールするうえでは、適切な質問などが必要になるケースがあります。

そのため、ファシリテーターには適切な共感や質問ができる人が適しています。

ファシリテーターは、会議を目的へと導くために、うまくコントロールする力が必要です。

会議中の流れを見て、共感や質問を適切におこなうことができれば、会議を自然な流れで目的に導くことができるでしょう。

時間を管理し場を作りながら進行できる人

ファシリテーターは、場合によっては司会者のような役割も求められます。

そのため、会議において時間を管理し、場を作りながら進行できる人が適任です。

どの会議でも時間は限られているため、その時間内で最終的な合意形成を目指すためには、適切な時間管理が重要です。

同時に、会議を停滞させず進行させることも要求されます。

ファシリテーターをするときのコツ

ここでは、ファシリテーターをするときのコツについて解説します。

ファシリテーターには多くの役割が求められるため、かなり難しい仕事のように思われますが、いくつかのコツを理解しておくことで、スムーズに進行できます。

会議の必要性を明確にする

ファシリテーターは、あらかじめ会議の必要性を明確にしておくことが重要です。

会議の役割は、設定された課題に対して参加者が意見を出し合い、合意形成をしたうえで意思決定をすることです。

この役割がない会議は、単に時間を浪費するだけの集まりになってしまいます。

会議を開催しないとどのような問題があるのか、会議を開かない代替手段がないかどうかも検討し、事前に会議の必要性について検討しましょう。

会議を開催する場合は、明確なゴールの設定が必要です。

ゴールが明確になっていることで、参加者が目指すべき方向性をそろえることができます。

また、ゴールが明確であることで、会議に意味があったと参加者全員が実感することができます。

アジェンダを作る

ファシリテーターは、会議をスムーズに進行する役割がありますが、そのために重要なのが「アジェンダ」です。

事前にアジェンダを作っておくことで、会議で何について話し合うのかを参加者に認識してもらうことができます。

アジェンダには、

• 目的
• ゴール
• 参加者
• タイムスケジュール

を明記しておきます。

アジェンダに目的を明記しておくことで、参加者が会議をおこなう理由の意識付けが可能です。

また、会議の方向性がずれた場合でも、目的に立ち返ることで軌道修正ができます。

アジェンダではゴールを明確に記載することも重要です。

ゴールが明確でないと、参加者が会議の目的を把握することが難しくなります。

また、各参加者の会議における役割についても記載しておきましょう。

会議は時間が限られているため、アジェンダにタイムスケジュールを記載しておきます。

その際、ゴールのために何を話し合うのか、できるだけ小分けにして洗い出しておきます。

ルールを作る

会議をスムーズに進行するために、事前にルールを作ることも必要です。

会議のルールを設定しておくことで、会議の進行の妨げになる要素を防ぐことができます。

ルールを作成する際には、可能な限り「するべきこと」を設定します。

「してはいけない」ことをルールにしてしまうと、議論に制限がかかるため意見が出しにくくなり、会議の進行が停滞してしまうかもしれません。

作成したルールについては、事前に参加者の合意をとっておき、会議中には見えるように張り出しておくことで、ルールを守る意識を高めることができます。

全員の発言を促し傾聴を意識する

ファシリテーターは、会議で参加者が発言しやすくする環境を作ることが必要です。

そのためには、参加者全員の発言をしっかりと傾聴し、発言に興味があることを示します。

これにより、参加者は話を聞いてくれていると感じるため、発言を促す結果につながります。

話を聞いてくれていると参加者に感じてもらうためには、相手に適度に視線を向けたり、適切なタイミングで相槌を入れたり、うなずくなどが重要です。

発言の文節や息継ぎのタイミングで相槌を入れることで、真剣に話を聞いているという印象をもってもらえます。

また、相手が発言している間は、話を遮らないようにしましょう。

相槌は必要ですが、相手の話は遮らずに最後まで聞くことが重要です。

発言が終わった際は、自分が発言内容を認識したことを相手に伝えます。

これにより、信頼関係を築くことができ、質の高い議論に導くことができるでしょう。

ファシリテーターの注意点

ファシリテーターは、会議をスムーズに導き出すために中立的な立場をとります。

そのため、会議中に自分の意見を主張せず、何らかの決定をしてはいけません。

意見が対立した際に、ファシリテーターがどちらかの立場に立ってしまっては、会議の進行が偏ってしまう恐れがあります。

ただし、参加者が意見を出すことが難しい場合については、自ら問いかけて意見を引き出すようにしましょう。

さまざまな意見が交換されることで、参加者が互いの違いに気付き、新しいアイデアが生まれやすくなります。

ファシリテーターは、参加者からの発言を促し、会議の時間の管理をしながら進行し、場の雰囲気を調整するなど、多くの役割がある存在です。

そのため、会議の参加者が多い場合はファシリテーターの仕事がかなり多くなってしまいます。

参加者が多い場合は、ファシリテーターを複数用意するか、ファシリテーターのサポート役を用意することで、この問題を解消できます。

障がい者がいる場でも重要なファシリテーター

ファシリテーターは、会議の参加者に発言を促し、目的のためにスムーズに進行することが役割です。

これは、会議に障がい者がいる場合でも重要な役割になります。

ファシリテーターが存在しない会議では、障がい者は発言しにくい場合があります。

また、障がいの内容によっては、会議の内容が理解できず会議についていけないことがあるかもしれません。

このようなケースでも、ファシリテーターの役割は重要です。

ファシリテーターは参加者に発言を促すだけでなく、会議の発言内容をわかりやすくまとめます。

これらは、どちらも障がい者にとって役立つ内容です。

ファシリテーターが障がいの内容について理解していれば、障がい者が発言しやすい形で会議を進行してくれるでしょう。

また、会議の内容をわかりやすくまとめることで、障がい者でも理解しやすくなります。

このように、ファシリテーターは通常の会議でも重要な役割がありますが、障がい者にとっても同様に役立ちます。

聴覚障がい者との会議を円滑に進めるコツ

ここでは、聴覚障がい者との会議を円滑に進めるコツについてご紹介します。

聴覚障がい者は通常のコミュニケーションでも難しいケースが多く、会議になるとさらに困難になります。

ここでご紹介する内容を参考に、スムーズな会議の進行を目指してみてください。

障がいの程度を全員で共有する

会議を始める際には、どのような参加者がいるのかを全員で共有しておきます。

参加者のなかに障がい者がいる場合は、その障がいの内容や程度についても、全員で理解しておきましょう。

聴覚障がいにはさまざまな種類や程度があるため、どの程度耳が聞こえていて、どのような配慮があればコミュニケーションがしやすくなるかについて、参加者全員で共有します。

これにより、スムーズな会議の進行が目指せます。

ゆっくり・はっきり話す

聴覚障がい者は、話を聞く際に補聴器や手話通訳、音声の文字化などで内容を理解します。

そのため、参加者は発言をするときにはゆっくり・はっきり話すようにしましょう。

早口で発言をすると、手話が追いつかなかったり、文字変換も正確に認識できない場合があります。

また、はっきり話さないと、補聴器でも聞き取りづらい場合があります。

そのため、発言はゆっくりとはっきり話すようにし、聴覚障がい者に口元を見せることでより理解してもらうことが可能です。

一人ずつ話す

会議に聴覚障がい者がいる場合は、できるだけ一人ずつ話すようにしましょう。

聴覚障がい者にとっては、一人の発言内容を理解するだけでも大変なケースがあります。

同時に複数の人が発言すると、会話が追えなくなってしまいます。

そのため、会議のルールとして参加者の発言中には割り込まないようにすることが重要です。

一人ずつ話すことを守るため、会議の進行役が発言する順番を決めたり、同時に発言するのを止めたりすることで、サポートができます。

内容を盛り込みすぎない

会議では、内容を盛り込みすぎないことも重要です。

会議で話すべき内容が多すぎると、時間にゆとりがなくなるだけでなく、ひとつの議題に対する時間が短くなり、活発な話し合いができなくなります。

これは聴覚障がい者がいる会議だけでなく、どのような会議でも起こることです。

特に聴覚障がい者とのコミュニケーションは時間がかかることが多いため、会議の時間にゆとりを持たせる意味でも、内容は盛り込みすぎないようにしましょう。

聴覚障がい者も発言しやすい環境を作る

会議では、聴覚障がい者は内容を理解することに専念する必要があるため、発言面では受け身になりがちです。

そのため、会議で聴覚障がい者がほとんど発言していないという状況が発生します。

聴覚障がい者との会議をスムーズに進行するためには、聴覚障がい者でも発言しやすい環境を作る必要があります。

これには、司会やファシリテーターなどが聴覚障がい者に発言できる機会を作るなどのサポートが必要です。

会議での会話や発言を見える化する「Pekoe」

聴覚障がい者は、音声を理解することが難しいケースが多いため、会議の発言内容をホワイトボードなどに書いておくことも有効な方法です。

今どのような議題で話し合っているのか、どんな意見があり、どのような結論になるのかを見える化しておくことは、聴覚障がい者だけでなく、参加者全員にとって役立ちます。

発言内容をまとめておくだけで、聴覚障がい者が内容を理解しやすくなります。

また、映像などを使う場合は、字幕が表示されていることが理想です。

会議においての必要な情報は、可能な限り文字にするなどの見える化をしておきましょう。

発言の見える化には、会話内容を簡単に文字化できる「Pekoe」というツールがおすすめです。

Pekoeは、会議内容をリアルタイムで文字化できるため、聴覚障がい者が内容を理解するのに役立ちます。

まとめ

ここまで、ファシリテーターについて、その役割やメリット、目的やコツなどについて解説しました。

ファシリテーターは、司会とは異なり、会議の進行をするだけでなく、参加者に発言を促したり、内容をまとめてゴールに導く存在です。

そのため、参加者が意見を出しやすい環境を作り、会議の方向性を軌道修正するなどして、合意形成を得る役割が求められます。

ファシリテーターには、参加者全員との積極的なコミュニケーションが必要であるため、信頼されている人が適しています。

ファシリテーターは会議に聴覚障がい者が参加する場合でも有効で、障がいに関係なく発言しやすい環境を作ることが可能です。